יום לפני המסיבה וודאו כי המפעיל לימי הולדת שהזמנתם אכן יודע היכן נערכת המסיבה וכיצד יש להגיע אליה. שאלו אותו גם אם יש ציוד מסוים שהוא צריך עבור הופעתו והאם הוא זקוק לסידור החדר או הגן בצורה מסוימת (שורות , מעגל או חצי גורן של כסאות). כדאי לוודא שהמפעיל מגיע מצויד ומוכן בהתאם למיקום המסיבה. מסיבת יום הולדת הנערכת מחוץ לבית, בטבע או בגן ציבורי כלשהו דורשת הכנה מוקדמת שונה מכיוון שריכוז תשומת ליבם של הילדים הופך להיות מורכב יותר אל מול גירויי הטבע וסקרנותם של הקטנטנים. כדאי גם לבדוק אם המפעיל זקוק או שיש ברשותו מערכת הגברת קול מסוימת. לעיתים הגברה היא דבר נדרש.